Repères : l'exercice social, les acteurs, les portails
Presque toutes les échéances d'une société se calculent à partir d'un seul point d'ancrage : la date de clôture de l'exercice social. L'exercice est fixé par les statuts et coïncide, dans l'immense majorité des sociétés luxembourgeoises, avec l'année civile. Une clôture à une autre date reste possible mais demeure l'exception ; elle suit exactement les mêmes règles, seules les dates concrètes se déplacent. Ce guide exprime donc les délais sous la forme « clôture + X mois » lorsque la loi le fait, ce qui vaut pour tous, et ne mentionne de dates fixes que là où elles le sont réellement (avances d'impôt, TVA).
Un second repère sert aux impôts directs : l'année d'imposition, c'est-à-dire l'année civile au cours de laquelle l'exercice se clôture. Pour une société à exercice civil, c'est tout simplement l'année de l'exercice ; la notion ne prend de relief que pour les rares sociétés à clôture décalée, traitées plus loin.
Les acteurs, enfin : l'organe de gestion (gérant ou conseil d'administration) arrête les comptes ; l'assemblée générale les approuve ; le commissaire ou le réviseur d'entreprises agréé les contrôle lorsque la loi ou les statuts l'exigent ; le dépôt au Registre de commerce et des sociétés (RCS) se fait par le portail eCDF puis le guichet du Luxembourg Business Registers ; les déclarations fiscales transitent par MyGuichet.lu (impôts directs) et par eCDF (TVA) ; les déclarations sociales par les canaux du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS).
Obligations comptables : tenir, arrêter, approuver, déposer
| Obligation | Échéance | Base |
|---|---|---|
| Établissement des comptes annuels par l'organe de gestion | Avant l'assemblée d'approbation (en pratique : clôture + 4 à 5 mois) | Loi du 10 août 1915 (LSC) |
| Rapport du commissaire ou du réviseur | Avant l'assemblée, sur la base des comptes arrêtés | LSC ; loi du 19 décembre 2002 (LRCS) |
| Assemblée générale d'approbation des comptes | Clôture + 6 mois au plus tard | LSC |
| Dépôt des comptes annuels au RCS (via eCDF) | Dans le mois de l'approbation et au plus tard clôture + 7 mois | LRCS, art. 75 |
| Conservation des livres et pièces | 10 ans | Code de commerce |
Tenue de la comptabilité. Toute société commerciale tient une comptabilité conforme au plan comptable normalisé (PCN) et conserve ses livres et pièces justificatives pendant dix ans. C'est la matière première de tout ce qui suit : une comptabilité à jour au fil de l'eau rend chaque échéance de ce calendrier facile ; une comptabilité reconstituée en fin d'exercice les rend toutes difficiles.
Arrêté et contrôle. L'organe de gestion arrête les comptes annuels (bilan, compte de profits et pertes, annexe et, le cas échéant, rapport de gestion) suffisamment tôt pour que le contrôleur légal puisse établir son rapport avant l'assemblée. Deux régimes de contrôle coexistent. La société anonyme est toujours soumise à un contrôle : par un commissaire, ou par un réviseur d'entreprises agréé lorsque la taille l'impose. Le réviseur d'entreprises agréé devient obligatoire, quelle que soit la forme, dès que la société dépasse, à la clôture de deux exercices consécutifs, deux des trois seuils qui définissent la petite entreprise : 7,5 millions d'euros de total de bilan, 15 millions d'euros de chiffre d'affaires net, 50 salariés en moyenne. En deçà, une SARL n'est soumise à aucun contrôle légal, sauf clause statutaire ou décision des associés.
Approbation. L'assemblée générale annuelle se tient au plus tard six mois après la clôture, à la date prévue par les statuts. Pour une SARL, la décision peut être prise par écrit si les statuts le permettent et si le nombre d'associés ne dépasse pas soixante ; passé ce seuil, la SARL doit tenir une assemblée et désigner un commissaire.
Dépôt. Les comptes approuvés sont déposés au RCS dans le mois qui suit l'approbation et, en tout état de cause, au plus tard sept mois après la clôture. Le dépôt se fait en deux temps : saisie et validation des comptes sur la plateforme eCDF (bilan et compte de profits et pertes au format normalisé), puis dépôt du dossier complet (comptes, annexe, rapports, décision d'affectation du résultat) sur le portail du Luxembourg Business Registers. Les petites entreprises peuvent déposer un bilan et une annexe sous forme abrégée et sont dispensées de rapport de gestion ; les moyennes entreprises (jusqu'à 25 millions de bilan, 50 millions de chiffre d'affaires, 250 salariés) bénéficient d'allègements plus limités ; au-delà, tout est complet et publié.
Impôts directs : déclarer, avancer, retenir
| Obligation | Échéance | Précision |
|---|---|---|
| Déclaration IRC / ICC (formulaire 500) | 31 décembre de l'année qui suit l'année d'imposition | Année d'imposition = année civile de la clôture |
| Déclaration d'impôt sur la fortune (IF) | Même échéance, jointe à la déclaration IRC/ICC | Fortune évaluée au 1er janvier |
| Avances IRC | 10 mars, 10 juin, 10 septembre, 10 décembre | Dates fixes, quelle que soit la clôture |
| Avances ICC et IF | 10 février, 10 mai, 10 août, 10 novembre | Décalées d'un mois par rapport à l'IRC |
| Solde d'impôt après bulletin | Dans le mois de la notification du bulletin | Réclamation possible dans les 3 mois |
| Retenue à la source sur dividendes | Déclaration et paiement dans les 8 jours de la mise à disposition | Formulaire 900 ; exonérations selon le bénéficiaire |
| Retenue à la source sur salaires (RTS) | Au plus tard le 10 du mois qui suit la période | Périodicité mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon les montants |
| Extraits de compte salaires / certificats annuels | Début de l'année suivante | Transmission électronique à l'ACD et remise aux salariés |
La déclaration annuelle. La société déclare, sur un formulaire unique, l'impôt sur le revenu des collectivités (IRC), l'impôt commercial communal (ICC) et l'impôt sur la fortune (IF). Depuis l'année d'imposition 2022, la date limite est le 31 décembre de l'année qui suit l'année d'imposition ; le dépôt est électronique, via MyGuichet.lu. La déclaration s'appuie sur les comptes annuels approuvés, qui y sont joints s'ils n'ont pas encore été déposés au RCS. D'où l'intérêt de séquencer les choses : comptes, assemblée, dépôt, déclaration.
Les avances. Le bureau d'imposition fixe des avances trimestrielles sur la base du dernier impôt établi (ou d'une estimation pour une société nouvelle). Elles suivent des dates fixes du calendrier civil : les 10 mars, juin, septembre et décembre pour l'IRC ; les 10 février, mai, août et novembre pour l'ICC et l'IF, un décalage d'un mois que beaucoup de trésoreries découvrent trop tard. Le retard de paiement fait courir un intérêt de 0,6 % par mois. Lorsque le résultat de l'exercice en cours s'annonce très différent du précédent, une demande motivée de réduction des avances peut être introduite à tout moment ; c'est un levier de trésorerie souvent négligé.
Le bulletin et la réclamation. Après examen de la déclaration, l'administration émet un bulletin d'impôt ; le solde est exigible dans le mois de sa notification. Le contribuable dispose de trois mois à compter de la notification pour introduire une réclamation auprès du directeur de l'Administration des contributions directes.
Les retenues à la source. Deux flux ont leur propre calendrier. La retenue sur dividendes (15 %, sauf exonération ou taux conventionnel) est déclarée et payée dans les huit jours de la mise à disposition des dividendes, sur le formulaire 900 ; l'échéance dépend donc de la décision d'affectation du résultat, c'est-à-dire de l'assemblée. La retenue sur traitements et salaires est versée au plus tard le 10 du mois qui suit la période de retenue, selon une périodicité mensuelle, trimestrielle ou annuelle fixée par l'administration en fonction des montants retenus. En début d'année, l'employeur transmet en outre les extraits de compte salaires de l'année écoulée.
Cas particuliers. Les sociétés de gestion de patrimoine familial (SPF) ne sont pas soumises à l'IRC, à l'ICC ni à l'IF, mais paient une taxe d'abonnement trimestrielle. Les SOPARFI, elles, relèvent du régime de droit commun décrit ci-dessus, avec les exonérations propres aux revenus de participations.
TVA : une périodicité fixée par le chiffre d'affaires
| Chiffre d'affaires annuel HT | Régime | Déclarations périodiques | Déclaration annuelle |
|---|---|---|---|
| Jusqu'à 112 000 € | Annuel | Aucune | Avant le 1er mars de l'année suivante |
| De 112 000 € à 620 000 € | Trimestriel | Avant le 15 du mois qui suit le trimestre | Récapitulative, avant le 1er mai |
| Plus de 620 000 € | Mensuel | Avant le 15 du mois suivant | Récapitulative, avant le 1er mai |
Immatriculation. Tout démarre par la déclaration initiale auprès de l'Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA (AED), à déposer dans les quinze jours du début d'activité. C'est sur la base du chiffre d'affaires estimé que l'administration assigne le régime déclaratif ; elle le révise ensuite en fin d'année si l'activité a changé d'échelle. Le régime n'est pas un choix de l'assujetti.
Franchise des petites entreprises. Sous 50 000 € de chiffre d'affaires annuel (avec une tolérance de dépassement jusqu'à 55 000 €), l'entreprise peut relever de la franchise : pas de TVA facturée, pas de déduction, obligations déclaratives allégées. L'option pour le régime normal reste possible et souvent pertinente dès qu'il y a des investissements.
Déclarations périodiques. La déclaration et le paiement sont dus avant le 15 du mois qui suit la période, mois ou trimestre. L'administration accorde une tolérance de dépôt (deux mois pour les périodiques, plus longue pour l'annuelle), mais elle ne concerne que le dépôt : le paiement reste exigible à la date légale, et les intérêts courent. Toutes les déclarations passent par eCDF, formulaire en ligne ou fichier XML.
Déclaration annuelle. Elle est unique pour le régime annuel (avant le 1er mars) et récapitulative pour les régimes trimestriel et mensuel (avant le 1er mai) : elle consolide l'exercice, régularise les écarts et permet à l'administration de rapprocher les décomptes périodiques du chiffre d'affaires réel. Elle suit l'année civile, ce qui coïncide avec les comptes annuels de la plupart des sociétés.
Opérations intracommunautaires. Les livraisons et prestations vers des assujettis d'autres États membres donnent lieu à un état récapitulatif, déposé selon la périodicité de la déclaration de TVA ; au-delà de 50 000 € de livraisons intracommunautaires de biens sur un trimestre, il devient mensuel. Les ventes à distance et certains services relèvent des guichets OSS et IOSS, avec leurs déclarations propres, trimestrielles ou mensuelles.
Social : le rythme mensuel du CCSS
Un calendrier « complet » ne peut pas ignorer les obligations sociales, même si elles ne sont pas l'objet principal de ce guide. Dès le premier salarié, l'employeur s'affilie au CCSS et déclare chaque entrée et chaque sortie dans les huit jours. Chaque mois, il transmet la déclaration des salaires du mois écoulé, au plus tard le 10 du mois suivant, puis règle les cotisations sur la base de l'extrait de compte que le CCSS lui adresse, dans le délai qu'il mentionne. Les indépendants relèvent du même organisme, avec des cotisations calculées sur le revenu déclaré et régularisées après imposition. Ces échéances suivent le mois civil.
L'année type d'une société, et le cas de l'exercice décalé
Voici, pour une petite SARL en régime de TVA trimestriel, avec un salarié et un dividende décidé à l'assemblée, la traduction concrète des règles ci-dessus sur une année. La première colonne décrit le cas général, la clôture au 31 décembre. La seconde illustre l'exception, une clôture au 30 juin : les dates fixes (avances, TVA, social) y sont identiques, seules les échéances liées à la clôture se déplacent, et la déclaration fiscale suit l'année d'imposition, c'est-à-dire l'année civile de la clôture.
| Échéance | Exercice clos le 31 décembre N | Exercice clos le 30 juin N |
|---|---|---|
| Assemblée d'approbation (clôture + 6 mois) | 30 juin N+1 | 31 décembre N |
| Dépôt RCS (clôture + 7 mois, dans le mois de l'AG) | 31 juillet N+1 | 31 janvier N+1 |
| Retenue sur dividendes (AG + 8 jours) | 8 juillet N+1 si AG le 30 juin | 8 janvier N+1 si AG le 31 décembre |
| Déclaration IRC / ICC / IF | 31 décembre N+1 | 31 décembre N+1 (année d'imposition N) |
| Avances IRC | 10 mars · 10 juin · 10 septembre · 10 décembre, chaque année | |
| Avances ICC et IF | 10 février · 10 mai · 10 août · 10 novembre, chaque année | |
| TVA trimestrielle | 15 avril · 15 juillet · 15 octobre · 15 janvier | |
| TVA récapitulative annuelle | 1er mai, pour l'année civile écoulée | |
| Déclaration des salaires CCSS et retenue sur salaires | Le 10 de chaque mois, pour le mois précédent | |
La lecture croisée des deux colonnes montre l'essentiel : une clôture décalée n'allège rien, elle déplace les pics de charge. C'est l'une des raisons pour lesquelles l'exercice civil reste la norme au Luxembourg, et notre recommandation par défaut à la constitution.
Récapitulatif : votre calendrier, mois par mois
Choisissez la date de clôture de votre exercice et votre régime de TVA : la frise se recalcule. Par défaut, elle décrit le cas général, un exercice clos au 31 décembre en régime trimestriel.
Lecture : l'assemblée se tient au plus tard six mois après la clôture, le dépôt au RCS sept mois après, la retenue sur dividendes suit l'assemblée de huit jours, et la déclaration fiscale est due le 31 décembre de l'année qui suit celle de la clôture. La frise illustre les règles au niveau du mois, hors reports de week-end et de jours fériés, et sans tenir compte de la tolérance administrative de dépôt en TVA (environ deux mois pour les déclarations périodiques, davantage pour l'annuelle), qui ne s'applique qu'au dépôt et jamais au paiement. Elle ne remplace pas l'échéancier établi pour une société donnée.
Ce calendrier décrit les règles applicables à la date de publication ; les seuils et délais évoluent régulièrement et nous mettons cette page à jour lorsqu'ils changent. Pour une société donnée, la bonne pratique consiste à établir, dès la constitution, un échéancier propre à son régime de TVA et à sa situation sociale, puis à le tenir. C'est précisément ce que nous faisons pour nos clients : chaque échéance est anticipée, préparée et déposée dans les délais, et vous êtes prévenu avant qu'elle n'arrive, jamais après.